. 
30 sep Hoe doe je een goede interne audit?
Hoe doe je een goede interne audit?
Een interne audit is een essentieel onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie. Het helpt bij het identificeren van zwakke punten, het verbeteren van processen en het waarborgen van naleving van normen en regelgeving. Hier zijn de stappen om een effectieve interne audit uit te voeren, inclusief enkele alternatieve methoden en veelvoorkomende valkuilen
1. Voorbereiding
Auditplan opstellen; Begin met het opstellen van een gedetailleerd auditplan. Dit plan moet de doelstellingen, reikwijdte, criteria en de te auditen gebieden bevatten. Zorg ervoor dat het plan goedgekeurd is door het management.
Selectie van auditors; Kies auditors die onafhankelijk zijn van de te auditen gebieden om objectiviteit te waarborgen. Zorg ervoor dat ze goed getraind zijn en bekend zijn met de normen en procedures.
2. Uitvoering van de audit
Openingsoverleg; Houd een openingsvergadering met de betrokken medewerkers om de doelstellingen en het proces van de audit uit te leggen. Dit helpt om eventuele zorgen weg te nemen en samenwerking te bevorderen.
Verzamelen van bewijs; Gebruik verschillende methoden om informatie te verzamelen, zoals interviews, observaties en het beoordelen van documenten. Zorg ervoor dat je objectief en grondig bent in je beoordeling.
Documenteren van bevindingen; Noteer alle bevindingen nauwkeurig. Dit omvat zowel conformiteiten als non-conformiteiten. Zorg ervoor dat je duidelijke en beknopte aantekeningen maakt die later gemakkelijk te begrijpen zijn.
3. Analyse en rapportage
Analyseren van bevindingen; Evalueer de verzamelde gegevens trends en patronen te identificeren. Dit helpt bij het begrijpen van de onderliggende oorzaken van eventuele problemen.
Opstellen van het auditrapport; Schrijf een gedetailleerd auditrapport dat de bevindingen, conclusies en aanbevelingen bevat. Zorg ervoor dat het rapport duidelijk en gestructureerd is, zodat het gemakkelijk te begrijpen is voor alle belanghebbenden.
4. Follow-up
Corrigerende acties; Werk samen met de betrokken afdelingen om corrigerende acties te ontwikkelen en te implementeren voor de geïdentificeerde non-conformiteiten. Zorg ervoor dat deze acties effectief zijn en de onderliggende oorzaken aanpakken.
Evaluatie van effectiviteit; Volg de voortgang van de corrigerende acties en evalueer hun effectiviteit. Dit helpt om te waarborgen dat de problemen daadwerkelijk zijn opgelost en niet opnieuw zullen optreden.
5. Continue verbetering
Gebruik de bevindingen van de audit om continue verbeteringen in het kwaliteitsmanagementsysteem door te voeren. Dit helpt om de algehele prestaties van de organisatie te verbeteren en toekomstige audits soepeler te laten verlopen.
En wij kunnen u daarbij helpen, zoekt u begeleiding bij uw kwaliteitsmanagement systeem, bel ons of neem contact met ons op.
Alternatieve methoden voor interne audits
Naast de traditionele auditmethoden zijn er verschillende alternatieve benaderingen die kunnen helpen om de effectiviteit van interne audits te vergroten:
Procesgerichte audits
In plaats van te focussen op afdelingen of functies, richt deze methode zich op de processen die door de hele organisatie heen lopen. Dit helpt om de interacties tussen verschillende afdelingen beter te begrijpen en te verbeteren1.
Risicogebaseerde audits
Deze methode richt zich op de gebieden met de hoogste risico’s voor de organisatie. Door de auditbronnen te concentreren op deze kritieke gebieden, kunnen potentiële problemen vroegtijdig worden geïdentificeerd en aangepakt.
Back-to-Front auditing
In plaats van de traditionele volgorde van auditen (van topmanagement naar operationele processen), begint deze methode bij de eindresultaten en werkt zich terug naar de bron. Dit kan helpen om de effectiviteit van de processen beter te begrijpen.
Stakeholder audits
Betrek verschillende belanghebbenden, zoals klanten, leveranciers en medewerkers, bij de audit. Dit biedt een breder perspectief en helpt om de behoeften en verwachtingen van alle betrokken partijen beter te begrijpen.
Vervangingsaudit
Richt de audit consequent op de “tweede rij” in een bedrijf, in plaats van altijd dezelfde gesprekspartners te betrekken. Dit helpt om nieuwe perspectieven en inzichten te krijgen en auditroutines te vermijden.
Veelvoorkomende valkuilen voor auditors
Gebrek aan objectiviteit
Een van de grootste valkuilen is het verlies van objectiviteit. Dit kan gebeuren als de auditor te bekend is met de te auditen afdeling of processen. Het is belangrijk om een onafhankelijke en onbevooroordeelde houding te behouden.
Onvoldoende voorbereiding
Een andere veelvoorkomende valkuil is onvoldoende voorbereiding. Zonder een goed auditplan en een grondige voorbereiding kan de audit chaotisch en ineffectief zijn.
Teveel focus op documentatie
Hoewel documentatie belangrijk is, kan een te grote focus hierop leiden tot het missen van belangrijke operationele problemen. Het is essentieel om een balans te vinden tussen documentatie en operationele observaties.
Gebrek aan communicatie
Slechte communicatie met de geauditeerde afdeling kan leiden tot misverstanden en weerstand. Het is belangrijk om open en duidelijke communicatie te onderhouden gedurende het hele auditproces.
Niet vragen naar feedback
Het niet vragen naar feedback van de geauditeerde afdeling kan waardevolle inzichten missen. Feedback helpt om het auditproces te verbeteren en zorgt voor een betere acceptatie van de bevindingen.
